KSeF: firmy muszą złożyć ZAW-FA. Czas do 2026 roku
KSeF stanie się obowiązkowy, ale już teraz wiele firm musi dopełnić formalności. Podmioty niebędące osobami fizycznymi, które chcą wystawiać i odbierać e-faktury, powinny złożyć zawiadomienie ZAW-FA. Od 2026 roku zmieniają się też zasady jego składania.
Kogo dotyczy obowiązek ZAW-FA
Zawiadomienie ZAW-FA muszą złożyć przede wszystkim podatnicy niebędący osobami fizycznymi, którzy nie posiadają kwalifikowanej pieczęci elektronicznej. Chodzi m.in. o:
- spółki kapitałowe,
- jednostki samorządu terytorialnego,
- fundacje i stowarzyszenia,
- spółdzielnie oraz inne podmioty prawne.
Formularz jest wymagany również wtedy, gdy podmiot posiada pieczęć kwalifikowaną, ale nie zawiera ona numeru NIP.
Dlaczego ZAW-FA jest tak ważny
Złożenie formularza ZAW-FA umożliwia wyznaczenie pierwszej osoby fizycznej uprawnionej do obsługi systemu, tzw. super administratora. Dopiero po tym kroku firma zyskuje pełny dostęp do:
- wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych,
- zarządzania uprawnieniami innych użytkowników w systemie.
Bez tego korzystanie z Krajowy System e-Faktur nie będzie możliwe.
Jak i gdzie złożyć zawiadomienie
Formularz można złożyć:
- elektronicznie przez e-Urząd Skarbowy lub e-Doręczenia,
- papierowo – u właściwego naczelnika urzędu skarbowego.
W przypadku wersji elektronicznej dokument musi być podpisany Profilem Zaufanym lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez osoby uprawnione do reprezentacji podmiotu.
Ważna zmiana od 1 stycznia 2026 roku
Od 1 stycznia 2026 r. zawiadomienia ZAW-FA składane przez ePUAP nie będą uznawane za skutecznie doręczone. Zmiana wynika z nowych przepisów dotyczących komunikacji elektronicznej z urzędami. Resort finansów zaleca, by nie odkładać formalności na ostatnią chwilę.
